Privacy
Informativa privacy
Aggiornata il 15 ottobre 2026.
Testo in revisione legale. Descrive come funzionano oggi il sito e i colleghi; lo sta rivedendo un avvocato. I punti tra [quadre] sono ancora da completare.
Chi è il titolare
colleghi.it [DA COMPLETARE: ragione sociale], Via Comunale del Principe, 80145 Napoli, P.IVA IT10945781218. «colleghi.it» e «RC Studio» sono i nostri marchi. Per tutto ciò che riguarda la privacy scrivi a info@colleghi.it.
Due ruoli diversi
Per chi visita il sito o ci contatta, e per le persone degli studi che usano i colleghi, siamo titolari del trattamento: questa pagina riguarda questi dati.
Per i dati che uno studio carica nei colleghi (documenti, estratti conto, fatture, F24, anagrafiche dei suoi clienti) il titolare è lo studio. Noi siamo responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) e li trattiamo solo per fare il lavoro che lo studio ci chiede, secondo l’accordo di nomina che firmiamo con lo studio. Se sei cliente di uno studio, per questi dati rivolgiti allo studio: lo aiutiamo noi a risponderti.
Se visiti il sito o ci contatti
| Dati | Perché | Base giuridica | Per quanto |
|---|---|---|---|
| Risposte ai moduli (nome, email, telefono, studio, domande sul lavoro dello studio) | Ricontattarti e preparare la videochiamata che hai chiesto | Misure precontrattuali su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR) | [DA VALIDARE: proposta 24 mesi dall’ultimo contatto] |
| Prenotazione della videochiamata (data, ora, email) | Organizzare la chiamata e mandarti i promemoria | Misure precontrattuali (art. 6.1.b) | Come sopra |
| Statistiche di visita e misura delle campagne (Google Analytics, pixel di Meta) | Capire quali pagine e annunci funzionano | Consenso dato nel banner dei cookie (art. 6.1.a) | Secondo i fornitori; vedi la pagina Cookie |
| Dati tecnici (indirizzo IP, browser) nei registri dei server | Sicurezza e funzionamento | Legittimo interesse (art. 6.1.f) | Secondo i fornitori, di norma pochi giorni |
Le risposte al modulo della videochiamata, insieme a nome, email, telefono, nome dello studio e note della prenotazione, possono essere mandate a un’intelligenza artificiale (MiniMax, fuori dall’UE) che le riassume per preparare la chiamata: per questo ti chiediamo di non inserire dati dei clienti del tuo studio.
Se il tuo studio usa i colleghi
| Dati | Perché | Base giuridica | Per quanto |
|---|---|---|---|
| Email, password (salvata cifrata) o accesso con Google; nome dello studio; ruolo (titolare o collaboratore) | Farti entrare e mostrarti solo i dati del tuo studio | Contratto (art. 6.1.b) | Finché hai l’accesso; se il titolare chiede di chiudere lo studio, cancellazione completa dopo 30 giorni dalla richiesta |
| Registro delle azioni (chi ha approvato, archiviato, mandato, quando) | Tracciabilità chiesta dallo studio; sicurezza | Contratto; legittimo interesse | Finché esiste lo studio |
| Uso dell’AI (quale funzione, quanti token, esito; non il testo) | Tetto di spesa e trasparenza verso lo studio | Contratto | Finché esiste lo studio |
| Pagine aperte e azioni nel prodotto (mai i nomi dei clienti) | Assistenza e miglioramento del prodotto | Legittimo interesse | 180 giorni |
I documenti degli studi: dove stanno e per quanto
- Arca (documenti): il file e il testo letto restano nell’archivio privato dello studio sui nostri server a Francoforte, anche dopo che sono stati copiati nel Google Drive o nel Dropbox dello studio, finché lo studio non li elimina o chiude. [DA DECIDERE: tempo di conservazione dopo l’archiviazione.]
- Quadra (banca): si conservano i movimenti e gli abbinamenti, non i file. Gli estratti conto mandati dai clienti dal loro link restano invece nell’archivio di Arca, come sopra.
- Memo (F24): i PDF si conservano per allegarli all’avviso al cliente e si cancellano da soli 60 giorni dopo la scadenza (120 giorni dal caricamento se la scadenza non viene mai approvata).
- Chiusura dello studio: il titolare scarica i dati in un file e chiede la cancellazione; la cancellazione completa parte dopo 30 giorni dalla richiesta, per lasciare il tempo di ripensarci.
Chi tratta i dati per noi
| Fornitore | Per cosa | Dove |
|---|---|---|
| Supabase | Database, accesso e file dello studio | Francoforte, Germania (UE); società statunitense |
| Vercel | Sito e server che fanno lavorare i colleghi | Funzioni a Francoforte (UE); società statunitense |
| Resend | Email di servizio e, quando lo studio li approva, avvisi e richieste ai suoi clienti | Società statunitense [DA VERIFICARE: regione di invio e garanzie per il trasferimento] |
| Google Drive o Dropbox | L’archivio dello studio, solo se lo collega il titolare | L’account dello studio |
| MiniMax | AI delle demo pubbliche, della fase di prova del prodotto e del riassunto delle risposte al modulo di contatto | Fuori dall’Unione Europea |
| Fornitore AI per gli studi clienti [IN ARRIVO] | AI dentro i colleghi, solo se il titolare la accende | Unione Europea: fornitore europeo o Google Vertex AI in regione UE con le chiavi dello studio. Sarà attivo prima del primo studio con dati veri; fino ad allora vale la riga MiniMax |
| Cal.com | Prenotazione delle videochiamate | [DA VERIFICARE] |
| Google Analytics, Meta | Statistiche e misura delle campagne, solo con il tuo consenso ai cookie | Società statunitensi |
Alcuni fornitori sono società statunitensi o hanno server fuori dall’Unione Europea. Per questi trasferimenti ci basiamo sulle garanzie previste dal GDPR (decisione di adeguatezza UE-USA o clausole contrattuali standard) [DA VERIFICARE fornitore per fornitore]. Oggi nel prodotto ci sono solo dati di prova. Prima che uno studio cliente carichi dati veri, l’AI dei colleghi passa a un fornitore in Unione Europea e MiniMax resta solo per le demo pubbliche [IN CORSO, da verificare al momento dell’attivazione].
L’intelligenza artificiale
- Nei colleghi l’AI è spenta finché il titolare dello studio non la accende, con un consenso esplicito e un tetto di spesa mensile.
- Al fornitore arriva solo il testo che serve a quella funzione. Oggi, quando l’AI deve riconoscere il cliente di un documento, riceve anche l’elenco dei nomi e dei codici dei clienti dello studio [IN CORSO di riduzione ai soli clienti candidati].
- Non usiamo i dati degli studi per addestrare modelli di AI.
- L’AI non prende decisioni: propone, e una persona dello studio approva. Non ci sono decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato (art. 22 GDPR).
Le demo pubbliche
- Le demo non salvano i file e non mandano messaggi a nessuno.
- Alcune demo leggono il file direttamente nel tuo browser; altre lo mandano al nostro server a Francoforte, che lo legge e lo scarta subito.
- La demo degli F24 può mandare il testo di un F24 che non riesce a leggere a un’intelligenza artificiale fuori dall’UE (MiniMax), solo se lo autorizzi con la casella prima del caricamento.
- Per questo ti chiediamo di provare le demo con documenti di prova, non con quelli dei tuoi clienti.
I tuoi diritti
Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opporti al trattamento (artt. 15-22 GDPR), e revocare in qualsiasi momento il consenso ai cookie. Scrivi a info@colleghi.it: rispondiamo entro 30 giorni. Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
Sicurezza
- Ogni studio vede solo i suoi dati: la regola sta nel database, riga per riga, ed è provata da test automatici a ogni modifica.
- Collegamenti cifrati (HTTPS); password delle caselle email e chiavi degli archivi salvate cifrate.
- Ogni azione importante resta nel registro dello studio.
Il dettaglio dei fornitori e delle scelte è nella pagina Sicurezza e dati. Per i cookie vedi Cookie.