Sicurezza e dati
Dove stanno i dati. Detto com’è.
I documenti dei tuoi clienti sono la cosa più delicata che hai. Qui c’è come li trattiamo, senza formule.
I documenti
Mentre un collega li lavora stanno sui nostri server a Francoforte. Quando li archivi una copia va nel Google Drive o nel Dropbox dello studio, e il documento resta anche da noi finché non lo elimini. OneDrive è in arrivo.
Tu approvi
Ogni richiesta e ogni avviso ai clienti parte solo dopo che una persona dello studio l’ha approvato; i solleciti automatici di una richiesta approvata partono poi da soli, e le richieste che si ripetono ripartono a ogni periodo finché non fermi la ripetizione. Nessun file va al gestionale senza un tuo clic. Ogni decisione resta nel registro con il nome di chi l’ha presa.
Nessuna decisione fiscale
I colleghi leggono, abbinano e preparano. Scelte fiscali, antiriciclaggio e detraibilità restano al commercialista. Non inviamo niente agli enti.
L’AI
Le funzioni di base lavorano con regole, senza AI. AI Studio parte solo dopo il consenso del titolare, con un tetto di spesa al mese, e ogni chiamata resta nel registro. Prima del primo studio con dati veri passerà a un fornitore in Unione Europea (crediti forniti da noi o chiavi dello studio). Fino ad allora, in prova, usa un fornitore fuori dall’UE: va usato solo con documenti di prova.
Ogni studio vede solo i suoi dati
Le regole di accesso sono nel database, riga per riga, e valgono per tutto quello che fa una persona collegata. I lavori automatici (la posta di Arca, i promemoria del mattino) usano una chiave di servizio e filtrano sempre sullo studio.
I dati sono tuoi
Il titolare scarica i dati dello studio in un file (i documenti da Arca e da Memo) e può chiedere di cancellare tutto: la cancellazione completa avviene dopo 30 giorni, per darti il tempo di ripensarci.
Chi tratta i dati per noi
I fornitori che usiamo per far funzionare i colleghi (sub-responsabili del trattamento).
| Fornitore | Per cosa | Dove |
|---|---|---|
| Supabase | Database dello studio e file in lavorazione (documenti, estratti conto, F24) | Francoforte, Germania (UE); società statunitense |
| Vercel | Il sito e i server che fanno lavorare i colleghi | Francoforte, Germania (UE); società statunitense |
| Resend | Invio delle email ai clienti (richieste, avvisi con il PDF dell’F24) e delle email di servizio | Società statunitense; regione dei server in verifica |
| Google Drive o Dropbox | L’archivio del tuo studio, solo se lo colleghi tu | Il tuo account: lo scegli tu |
| Fornitore AI per gli studi clienti (in preparazione) | L’AI dentro i colleghi, solo con il consenso del titolare: crediti forniti da noi o chiavi dello studio (es. Google Vertex AI) | Unione Europea |
| MiniMax | L’AI delle demo e della fase di prova, solo con documenti di prova | Fuori dall’Unione Europea |
Le demo pubbliche del sito e l’AI della fase di prova usano un fornitore fuori dall’Unione Europea: per questo vanno usate solo con documenti di prova, mai con quelli dei tuoi clienti.
Domande sulla sicurezza
Scrivi a info@colleghi.it. Vedi anche Privacy e Condizioni d’uso (testi in revisione legale).